Việc nhập một dữ liệu lớn sẽ có trường hợp xảy ra là nhập trùng thông tin. Ví dụ bạn là kế toán một Công ty muốn nhập danh sách nhân viên của Công ty. Nhưng danh sách này rất dài, trong danh sách có các cột nội dung chính như: Mã nhân viên, họ và tên, năm sinh….
Để ngăn chặn tình trạng nhập trùng thông tin, các bạn có thể áp dụng cách đơn giản như sau;
Các bước thực hiện cảnh báo nhập trùng trong excel
Hướng dẫn nhanh
- Chọn toàn bộ cột cần kiểm soát dữ liệu → Ví dụ cột mã nhân viên
- Vào tab Data
- Chọn Data Validation
- Tại ô Allow → chọn Custom
- Dán công thức:
=COUNTIF($A:$A, A1)=1 - Chuyển sang tab Error Alert
- Nhập nội dung cảnh báo → Ví dụ: “Dữ liệu đã tồn tại!”
- Nhấn OK.
Ví dụ minh họa
Giả sử bạn đang nhập bảng dữ liệu như sau
Chọn 1 cột bất kỳ để làm điều kiện ví dụ cột Mã số nhân viên. Bạn hãy nhấn chọn cả cột nhé. Sau đó chọn thẻ Data => chọn Data Validation.
Cửa sổ nhỏ hiện tại, bạn hãy chọn thẻ Settings, tại mục Allow chọn Custiom, tại dòng Formula nhập vào công thức =COUNTIF($B:$B, B3)=1 (do dữ liệu trong ví dụ từ dòng thứ 3, nếu thực tế từ dòng 1 thì hãy thay bằng số 1.
Để tạo thông báo cảnh báo nhập trùng trong excel hãy chọn tiếp sang thẻ Error Alert chọn các mục như sau:
- Style : Stop
- Title: Nhập nội dung tiêu đề tùy chọn, ví dụ như Thông báo.
- Tại dòng Error message: nhập nội dung cảnh báo khi nhập trùng.
Quay lại bảng nhập liệu, hãy nhập một nội dung trùng tại cộ B, bạn sẽ thống hộp thông báo hiện lên.
Nếu chọn Retry có thể nhập tiếp, chọn Cancel để từ bỏ việc nhập liệu.
